In qualsiasi ufficio o azienda, la presenza di un archivio perfettamente ordinato, dove trovare rapidamente qualsiasi tipo di documento, è da considerarsi indispensabile. Infatti, un ufficio disordinato non solo non trasmette una buona immagine ai visitatori, ma non consente di lavorare bene, oltre al rischio di perdere lettere e altri documenti importanti.
Per acquistare raccoglitori e schedari per archiviare i documenti la soluzione migliore è quella di ricorrere ad uno store online specializzato dove è possibile scegliere tra un vasto assortimento di prodotti e di usufruire di un ottimo rapporto tra qualità e prezzo.
L’archiviazione, come sappiamo, è un’operazione che richiede tempo e pazienza, per tale ragione si consiglia di dotarsi di tutto quanto occorre, cartelline, buste in plastica, raccoglitori di diverse misure, schedari, scaffali, scatole e qualsiasi altro prodotto che si pensa potrebbe essere utile per realizzare un archivio ordinato e perfetto.
Cartelline di qualsiasi formato e dimensione
Le cartelline sono il tipo di contenitore più semplice ed efficace per archiviare documenti, lettere, fatture e altro, sono disponibili in diverse misure e in tanti colori e consentono di conservare bene i fogli stampati e di mantenerli in ordine. Per dividere le diverse categorie di documenti, si consiglia di classificare le cartelline utilizzando un’etichettatrice, che consente di distinguerle in base al contenuto o alla data, secondo le preferenze personali.
Un’alternativa per una quantità di documenti un po’ più ampia è quella di ricorrere a raccoglitori e classificatori: si tratta in questo caso di raccoglitori con anelli a scatto o a leva, che consentono di archiviare parecchi documenti utilizzando le buste in plastica trasparente forate. Anche per i raccoglitori si consiglia di apporre un’etichetta con qualche informazione sul contenuto, in maniera tale da ottimizzare il proprio lavoro ed evitare gli errori.
In molti uffici si utilizzano ancora gli schedari metallici, si tratta in questo caso di scaffali con cassetti scorrevoli dove si archiviano i documenti mediante l’uso di cartelle appese. Potrebbe apparire come un metodo piuttosto antiquato e oggi poco utile a causa degli strumenti digitali ma, al contrario, gli schedari costituiscono ancora un ottimo sistema per mantenere in ordine un archivio dove occorre conservare una grande quantità di corrispondenza o di documenti di altro tipo.
Scatole per mantenere in ordine i materiali di cancelleria
Le scatole, generalmente in plastica trasparente, rappresentano un accessorio valido, pratico e versatile per archiviare piccoli oggetti, materiale di cancelleria, Cd, chiavette Usb e diversi altri oggetti.
Perfettamente impilabili, le scatole di questo tipo sono ideali per contenere tutto quanto occorre in un ufficio, soprattutto gli articoli di cartoleria, penne, bloc notes, matite e altri accessori, la struttura trasparente consente di individuare rapidamente l’oggetto che si sta cercando e la chiusura ermetica offre un’adeguata protezione nei confronti della polvere.
Oltre ai prodotti per archiviazione, in un ufficio potrebbero essere necessari altri accessori, ad esempio le vaschette da disporre sulla scrivania per la corrispondenza, gli espositori per depliant e brochure e i portariviste per gli ospiti in sala d’attesa.